在实践作业中，复函与答复性陈述有许多相似之处，都是针对某些部分提出的质询和质疑进行有清晰的目的性的回复，所以常常被人混杂，想要正确运用这两种文体，有必要仔细加以区分。
函归于典型的平行文，大多数都用在平行机关，或许不相从属机关之间商洽作业、问询和答复问题、恳求赞同和答复批阅事项。
答复性陈述是典型的上行文，行文目标为上级机关。陈述适用于向上级机关汇报作业、反映状况，回复上级机关的问询，完成下情上达，也便于上级机关精确有效地辅导自己的作业。
比方函除了复函之外，还有发函，包含需求回复的请求函、商洽函、问询函，以及不需求回复的奉告函。复函一般要与来函相对应，是对来函的一种答复和阐明。在特别状况下，复函还能够回应请示，当请示的事项不予赞同，能够用函的方法来进行回复。还有一些被直接上级机关授权的办公室，也能够用“复函”代行“批复”的功用。
陈述除了答复性陈述之外，还有作业陈述和状况陈述等。陈述既能够回应上级部分的告诉，或许授权办文组织的来函，又能够回应上级转来的函件和上级来电，发文事由灵敏多变。
函和陈述与其他公函相同，标题一般由发文机关称号、事由和文种三部分所组成，但两者的标题又不相同。
发函的标题一般为“××关于××××的函”；复函的标题一般为“××关于（赞同）××××的复函”，要表现出“复”字。
陈述的标题能够直接写为“××关于××××的陈述”。即使是答复性的陈述标题也能够直接写成陈述。
发文机关代字是发文字号的重要组成部分，一般由机关代字与发文性质代字构成。批复、函、陈述在运用答复功用时，机关代字上也有所差异。
复函的机关代字相对简略，便是“×函”。陈述归于上行文，机关代字应写作“×发”，这个“发”并非“下发”，而是指采用了“文件格局”，以差异于“信函式”公函。
在结语运用上，复函一般用“特此函复”或“专此函复”作结。答复性陈述一般用“特此陈述”作为结语。
批复、答复函和回复性陈述的行文口气和常用语也有所不同。在引证来文的相关联的内容时，关于不相从属机关，称号对方时用“贵”字，以表现对对方的尊重与礼貌。两边之间运用的复函，其发文引据一般用“贵单位《关于……的函》收悉”的句子，运用“经研讨，现答复如下：赞同……”的句式，文中只需说到对方单位，便用“贵”字当头。
回复性陈述常用“×月×日《关于×××××的函》收悉”或“×月×日××机关（单位）转来的×××文已悉”，然后用“经查询（了解），现将有关状况陈述如下：……”等句式，以表明对上级机关组织作业的注重。
对什么人说什么话，在什么山上唱什么歌，这一点在公函的言语中有着充沛的表现。